Begin typing your search above and press return to search
15 October 2015,
 0
More Time

Keruwetan hilang dengan kesederhanaan

15 October 2015
28 Views
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Keruwetan hilang dengan kesederhanaan

Pentingnya menerapkan konsep Paretto Ratio: 80/20 rule

Latar belakang

Dalam kehidupan, berbisnis, maupun dalam manajemen perusahaan, sering ditemukan keadaan yang begitu rumit, ruwet, penuh intrik, komplek, persis kayak benang kusut, sehingga untuk mengurainya tidak ketahuan mesti dari ujung mana. Keadaan itu tidak bisa diabaikan. Bila tidak cepat diambil keputusan untuk perbaikan, keadaan akan bertambah runyam, bahkan tidak jarang membawa perusahaan ke ambang kebangkrutan.

 

Emosional atau Rasional?

Kita mengetahui, manusia cenderung mengambil keputusan berdasarkan emosi. Maka, dalam mengambil keputusan penting, perlu dirundingkan dan melibatkan beberapa pihak dan termasuk pihak yang tidak ada kepentingan dalam kasus tersebut sehingga punya sudut pandang lebih obyektif (dalam hal ini, kehadiran seorang Business Coach akan sangat membantu). Dengan demikian diharapkan keputusan yang diambil akan benar-benar obyektif dan menguntungkan perusahaan, sehingga usahanya bisa kembali cepat  berkembang ke tingkat sukses berikutnya.

 

Gunakan  pendekatan Rational dan input dari berbagai pihak untuk mengambil keputusan

 

Paretto Ratio: 80/20

Di dunia akademi, kita mengenal Paretto Ratio, atau Parreto Principle,  yaitu suatu rasio statistik yang ditemukan dan dikemukakan oleh Mr. Paretto, orang Itali, yang meyelenggarakan survei keuangan.Ternyata di seluruh sistem perbankan dunia, 80% kekayaan berada ditangan 20% orang. Kemudian rasio ini juga terjadi di seluruh proses kehidupan. walaupun ada penyimpangan yang cenderung besar, malah kearah 90/10.

Apa artinya kalau diterapkan kedalam analisa suatu proses? Artinya, kalau kita menguasai bagian kecil (10 – 20%) dari proses, kita akan menguasai (90% – 80%) dari seluruh proses tersebut.  Demikian dalam menghadapi suatu masalah, langkah pertama adalah menganalisa seluruh proses dan menentukan mana yang 20% tersebut dan fokuslah mengambil tindakan perbaikan untuk 20% tersebut, niscaya yang 80% akan terselesaikan dengan baik.

 

Penerapan di manajemen

Kalau suatu perusahaan perkembangannya mandek, sudah pasti  sistem perusahaan tersebut sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan zaman. Karena sistem itu dibuat oleh top management, maka  top management harus sadar menerima kenyataan bahwa apa yang telah berjalan baik selama 10 – 20 tahun, sudah tidak lagi sesuai dengan perkembangan persaingan bisnis sekarang. Maka sudah saatnya melakukan perubahan.

 

Perubahan itu adalah hukum alam, tidak ada yang kekal terkecuali perubahan itu sendiri

 

Perubahan itu tidak pernah nyaman

Perubahan itu mudah dikatakan tapi tidak mudah untuk dijalankan, karena merupakan perubahan sikap, tabiat dan juga budaya para pelaku bisnis itu sendiri yang telah tercipta dalam kurun waktu yang lama.

Supaya perubahan itu berhasil maka harus tercipta kondisi :

(D x V) + Fs > R

Dimana:

D = Dis-satisfaction, ketidakpuasan

V = Visi, ada gambaran yang jelas yang memacu adrenalin, kemana masa depan akan dibawa

Fs = First Step, lakukan langkah pertama, dapat bimbingan atau dukungan dari sekelilingnya.

Semua kombinasi tersebut haruslah lebih besar dari R, dimana

R = Resistance, alias Comfort Zone, keadaan  masih dikategorikan ok, ok saja.

Tapi suka tidak suka, perubahan itu harus terjadi. Tinggal kesadaran untuk memilih, berubah pada keadaan masih puncak, dimana perusahaan masih dalam keadaan cash flow yang sehat, masih disenangi oleh pelanggan, masih diterima baik oleh pasar, dengan demikian perusahaan masih memiliki waktu untuk merencanakan perubahan dengan baik atau nunggu baru akan bergerak kalau sudah dalam kondisi parah, sehingga perubahanpun dilakukan dalam keadaan krisis (crisis management).

Melakukan perubahan pada keadaan lancar jauh lebih baik daripada terpaksa melakukan perubahaan karena keadaan sudah memaksa!

Untuk melakukan planning perubahan, perlu memetakan cetak biru sesuai keadaan terbaru dan diimplementasikan secara tahap per tahap.

Biasanya perubahan sistem akan melibatkan perubahan beberapa key persons. Inilah  tantangan utama, personil kunci tersebut sudah terlalu lama di comfort zone, sehingga terbentuk mentalitas yang ”sudah mengetahui semua seluk beluk usaha dan merasa tidak perlu belajar lagi”. Akhirnya terjadilah conflict of interest, apakah dalam hal masalah penghasilan atau masalah EGO untuk tetap ingin berkuasa.

Survei dari Gallup group mengatakan TIDAK semua personil lama bisa diajak untuk berubah dan ikut terus mengembangkan perusahaan ke tahap sukses berikutnya!

Sering terjadi, sang top management, apalagi perusahaan yang dimiliki perorangan, sudah menjalin kerja sama yang baik dan mengetahui karakter masing-masing karyawannya, terus berusaha menyakinkan personil  yang ada sekarang untuk berubah, entah lewat seminar, ataupun training yang intensif. Tapi, suka atau tidak suka, pasti ada personil yang entah secara competency tidak mampu lagi ataupun secara mental sudah tidak percaya dan memblok semua idea baru tersebut terutama dalam hal menyerahkan sebagian tugas, tanggungjawab, ini juga berarti kekuasaannya, ke level manajemen berikutnya atau orang baru, mereka cenderung tidak bersedia.

Bila  dead lock, dimana sang personil setelah diberi kesempatan tidak bisa ataupun tidak mau berubah, sudah saatnya top management harus mengambil keputusan drastis, yaitu memindahkan personil tersebut dari jabatan yang krusial. Bila memang personil bersangkutan masih bersedia dan bisa memberikan kontribusi pengalaman dan ilmu pengetahuannya, maka bisa ditempatkan sebagai penasehat teknis ataupun trainer yang bertugas untuk mendidik kader baru. Tapi kalau memang tidak bersedia, ya tentu harus diselesaikan secara baik sehingga hubungan kedua belah pihak tetaplah baik dan tidak menjadi kompetitor yang merusak  di pasaran.

 

Keputusan untuk mengalihkan tanggungjawab ke orang baru adalah dilema besar yang sering mengganjal top management!

 

Dilema pergantian tongkat estafet ke personil baru

Sering terjadi, dalam perkembangan usaha yang cepat, perusahaan belum memperhatikan pembentukan bagian sumber daya manusia yang memadai. Pola pikirnya adalah mencari sumber daya manusia yang sudah jadi, lewat pemberian remunerasi yang lebih baik, kalau bisa dari usaha yang sejenis. Akhirnya tidak terjadi sinkronisasi dengan budaya perusahaan, muncul saling iri antar karyawan. Secara eksternal juga terjadi emosi negatif antara sesama pemain di bidang yang sama. Berujung dengan pecahnya price war dan sabotase yang tidak menguntungkan bagi sesama pemain di industri tersebut.

 

Tidak ada pengganti yang tepat dan sepadan bagi sang superstar!

Biasanya terjadi dilema bila sang superstar minggat. Siapa penggantinya? Kekuatiran ini selalu terjadi sampai menjadi ketakutan yang berlebihan. Akhirnya tidak berani mengambil keputusan untuk berubah, bahkan sang superstar bisa menggunakan “power”nya untuk me-”ransom” alias mendikte untuk menegosiasikan paket yang jauh lebih menguntungkan dia sendiri dari pada perusahaan. Dan bila tidak dipenuhi, maka akan terjadilah slow down, lantaran sang superstar mengetahui bahwa top management tidak berani mengambil tindakan drastis untuk menggantikannya.

 

Semua orang bisa diganti dan tergantikan, tantangannya adalah secara mulus atau lewat masa pemulihan yang lama.

 

Saatnya terapkan konsep Paretto Ratio 20/80

Situasi yang kelihatan komplek dan ruwet tersebut sebenarnya hanyalah ruwet di segi emosional saja, karena praktis semua orang bisa digantikan dan tergantikan dalam suatu bisnis. Dan bila bisnis sudah cukup  kuat berdiri dengan sistem yang baku, maka pergantian tidak akan menyebabkan perusahaan anjok ataupun kinerjanya turun. Paling perkembangannya akan mandek untuk waktu tertentu (kebanyakan perusahaan sebenarnya merasa perlu perubahan karena perkembangannya juga sudah mandek).

Pergantian akan berjalan dengan lancar bila dilakukan persiapan dan melakukan langkah-langkah yang tepat seperti berikut ini:

  1. Lakukan pendataan seluruh pelanggan perusahaan
  2. Bagikan dalam kelompok 20/80, berdasarkan penjualan, margin maupun tagihan (AR)
  3. Kunjungilah 20% pelanggan yang menghasilkan > 80% penjualan perusahaan
  4. Dengarlah dari pelanggan Anda, apa yang diperlukan dan apa yang harus diperhatikan.
  5. Yakinkanlah bahwa Anda mendapat contact person yang tepat dari pelanggan Anda yang 20% tersebut
  6. Dari kunjungan itu akan didapatkan tingkat “kesehatan” hubungan antara pelanggan tersebut dengan perusahaan
  7. Secara bertahan dan sistematis gantikan sang superstar dari pelanggan tersebut dengan karyawan baru yang segar dan keinginan belajar yang besar, dengan didampingi sang pengusaha sendiri
  8. Dalam tiga bulan proses penggantian akan selesai.

 

Kemudian lakukan penyisiran atas stock yang ada dan lakukan hal-hal sebagai berikut:

  1. Kelompokkan semua stock yang ada
  2. Lakukan analisa 20/80
  3. Bisanya stock yang 20% adalah yang fast moving. Perhatikan stock tersebut, jangan sampai  out of order
  4. Lakukan prediksi sebaik mungkin sehingga stock tersebut tidak out of stock
  5. Sisa yang 80% adalah stock yang slow moving
  6. Analisa selanjutnya, stock yang slow moving tersebut bisa dijual ke target pelanggan yang mana saja
  7. Lakukan penawaran special discount, dengan penjualan cash (tentu dengan strategi yang sudah dipilih)
  8. Hal ini akan membebaskan cash yang tertanam di slow moving stock dan bisa dipakai untuk perpuataran usaha perusahaan
  9. Tunjuklah satu orang untuk bertanggungjawab penuh atas posisi stock tersebut, biasanya finance manager

 

Dengan menerapkan prinsip Paretto Ratio 80/20 ini, maka persoalan yang ruwet akan mudah dan cepat teruraikan. Dengan demikian pengambilan keputusan pun menjadi jauh lebih mudah.

 

Segaralah Take Action!

Coach Cahyadi Kurniawan

Business Coach & Firm Owner

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
previous article
Mengelola bisnis sukses itu mudah!
next article
Tahapan perusahaan