Begin typing your search above and press return to search
7 December 2016,
 0
Better Team

KONSEP & TIPS MENYUSUN KPI (Key Performance Indicator) DALAM SEBUAH BISNIS & ORGANISASI

7 December 2016
6742 Views
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

KONSEP & TIPS MENYUSUN KPI (Key Performance Indicator) DALAM SEBUAH BISNIS & ORGANISASI

Key Performance Indicator atau yang lebih familiar kita dengar dengan istilah KPI pada intinya merupakan sebuah ukuran kinerja.
Sasaran dari ukuran kinerja yang akan kita tetapkan pada umum nya adalah berupa sesuatu yang terukur (Rp., %, jam, dsb.) dan tentunya yang akan mendukung keberhasilan suatu perusahaan serta mendukung kepentingan para stakeholder-stakeholder nya.

KPI dapat dimulai dari yang ter-“besar” atau ter-“atas” di dalam suatu organisasi yaitu, KPI dari perusahaan.
Kemudian dari KPI perusahaan akan diturunkan (satu tingkat di bawah nya) ke KPI departemen, lalu diturunkan ke KPI setiap section/functional lalu diturunkan ke KPI setiap jabatan. Semua tergantung dari besaran ataupun kedalaman layer/lapisan/level dari organisasi di suatu bisnis.
Target dari KPI-KPI tersebut biasanya adalah sebuah ukuran keberhasilan yang disepakati bersama.

Contoh sederhana aplikasi KPI Perusahaan sampai dengan KPI Jabatan/Posisi :
Perusahaan XYZ dalam satu periode tertentu – katakanlah tahun 2017 – memiliki KPI sebagai berikut :

  1. Target KPI Perusahaan XYZ
    1. Profit 250,000,000
    2. Revenue 1,000,000
    3. Clients 1,000
  2. Target KPI Departemen
    1. Departemen Marketing
  • Target KPI
    ü Jumlah Prospek/Leads tahun 2017 sebesar 10,000 inquiries (bisa berasal dari jumlah form terisi di landing page, telepon inbound, dsb.)
  1. Departemen Sales
    • Target KPI
    ü Angka conversion rate tahun 2017 sebesar 10%
  2. Departemen Client Fulfilment
    • Target KPI
    Rata-rata pelanggan bertransaksi selama tahun 2017 sebesar 10x
    Rata-rata pembelian per transaksi sebesar Rp. 100,000
  3. Departemen Business (Support)
    • Target KPI
    Besaran Nett Margin Profit perusahaan sebesar 25%
  4. Target KPI Section/Functional
    *Ambil satu contoh section/functional dari Departemen Business (Support), yaitu section/functional Finance & Accounting
  • Target KPI
    Ketersediaan Cash Flow setiap Bulan Rp. 60,000,000
    Ketepatan waktu penerbitan laporan keuangan 100% tepat waktu (tgl. 15 setiap bulan)
     Akurasi dari laporan keuangan 100% akurat
     Rasio Operating Cost (terhadap Revenue) sebesar 30%
  1. Target KPI Jabatan
    *Ambil satu contoh jabatan dari section/functional Finance & Accounting, yaitu jabatan Accounting Staff

Jabatan atau posisi ini akan mendapatkan KPI yaitu :

  • Target KPI
    Ketepatan waktu penerbitan laporan keuangan 100% tepat waktu (tgl. 15 setiap bulan)
    Akurasi dari laporan keuangan 100% akurat

Jadi jabatan ini akan membantu pencapaian/prestasi dari departemen & section/functional nya dengan cara memastikan ketepatan penerbitan laporan keuangan serta akurasi dari laporan keuangan.

Contoh mekanisme reward & punishment dari KPI yang sudah disusun, sebagai gambaran umum adalah sbb. :

  • Dari KPI tersebut, perlu dipastikan ada nya monitoring review dari KPI yang telah ditetapkan.

Bisa harian, mingguan, bulanan sesuai dengan kebutuhan nya.Dalam hal posisi/jabatan accounting sebelumnya di atas, karena dia mendukung dalam 2 (dua) hal, yaitu ketepatan waktu laporan bulanan & akurasi laporan bulanan. Mekanisme review & monitoring nya bisa saja dilakukan secara bulanan.

  • Kemudian dari KPI yang sudah ditetapkan mulai dapat dibuat kriteria kinerja.

– Contoh (1) : Untuk KPI ketepatan waktu penerbitan laporan bulanan bisa diskoring dengan kriteria 100 (jika terbit sebelum tanggal kesepakatan) – 90 (jika terbit sesuai tanggal kesepakatan) – 70 (jika terbit dalam waktu maksimal sepekan dari tanggal kesepakatan) – 50 (jika terbit dalam waktu lebih dari sepekan s.d 2 pekan dari tanggal kesepakatan) – 30 (jika terbit dalam waktu lebih dari 2 pekan s.d sebulan) – 0 (jika setelah sebulan lewat laporan keuangan tidak terbit)

– Contoh (2) : Untuk KPI akurasi laporan keuangan bisa diskoring dengan kriteria 100 (jika 100% akurat) – 80 (jika ada kesalahan pencatatan minor) – 0 (jika ada kesalahan pencatatan major atau tidak terbit)

  • Kemudian dari kriteria kinerja tadi jika dirasakan perlu adanya pembobotan, maka dapat dilakukan pembobotan :

 Katakanlah akurasi dari laporan keuangan bobot nya lebih besar dibandingkan

ketepatan laporan keuangan (perbandingan 60% : 40%)
 Maka jika ada simulasi di bulan tertentu katakanlah Januari 2017
 Terbit sesuai (pas) dengan tanggal kesepakatan >> nilai 90 dikalikan dengan bobot

60% >> (90 x 60% = 54)
 Laporan keuangan yang diterbitkan masih adal kesalahan minor >> nilai 80 dikalikan

dengan bobot 40% >> (80 x 40% = 32)
 Sehingga total pencapaian KPI ybs. di bulan Januari 2017, di posisi Accounting Staff

adalah 54 + 32 = 86

  • Dari skor bulanan tersebut secara sederhana dapat dibuat skor tahunan, dimana penjumlahan kumulatif skor bulanan selama Jan – Des lalu dibagi dengan 12. Katakanlah untuk posisi Accounting Staff tadi dia memiliki skor kumulatif tahunan adalah 1080. Maka, skor tahunan nya adalah 1080 dibagi dengan 12, yaitu 90.
  • Untuk skor tahunan tsb. dapat dibuat sebuah kriteria sebagai contoh :
    Skor 0 – 50 : Kurang
    Skor 51 – 70 : Cukup
     Skor 71 – 80 : Baik
     Skor 81 – 90 : Memuaskan
     Skor 91 – 100 : Sangat Memuaskan

Maka untuk kasus Accounting Staff di atas dalam hal penilaian kinerja nya selama satu tahun, maka dia masuk ke golongan orang dengan kinerja “memuaskan”.

  • Dalam mekanisme punishment, sebagai contoh anda bisa membuat ketentuan sbb :
    Skor Bulanan 0 – 50 akan mendapatkan surat teguran (bulan pertama)
    2 bulan berturut- turut mendapatkanskor bulanan 0 – 50 akan mendapatkan SP I
     3 bulan berturut- turut mendapatkanskor bulanan 0 – 50 akan mendapatkan SP II
     Dsb.
  • Dalam mekanisme reward pun dapat dilihat dalam contoh sbb. :
    Pada umumnya jika perusahaan mendapatkan suatu target tertentu yang sudah

ditetapkan di awal (misalkan profit), maka akan dibagikan bonus tahunan
 Maka, untuk karyawan dengan kinerja rating tertentu akan mendapatkan komposisi

sbb. :
 Kinerja “Kurang” >> tidak mendapat bonus
 Kinerja “Cukup” >> tidak mendapat bonus
 Kinerja “Baik” >> mendapat bonus 50% gaji
 Kinerka “Memuaskan” >> mendapat bonus 1x gaji
 Kinerja “Sangat Memuaskan” >> mendapat bonus 2x gaji

Perihal kenaikan gaji pun dapat menggunakan rating kinerja di atas sebagai acuan, karyawan dengan tipe apa yang akan di-reward dengan kenaikan gaji (apakah hanya yang “sangat memuaskan” yang akan diberikan, dsb.)

YANG PERLU MENJADI CATATAN tentang rewarding adalah bahwa dalam menentukan besaran, baik itu pembagian BONUS maupun KENAIKAN GAJI, yang perlu diperhatikan adalah kemampuan dari perusahaan sendiri dilihat dari kinerja & kondisi bisnisnya. Serta diperlukan budgeting yang jeli untuk melaksanakan eksekusi dari reward ini. Apalagi jika jumlah karyawan cukup banyak.

  • Dengan demikian, diharapkan karyawan akan aware dengan performance masing-masing dan berusaha menjaga performance nya. Dimana konsekuensi yang di-set adalah jika dia memberikan performance di bawah standard akan ada punishment & jika dia memberikan performance sesuai atau di atas standard maka dia akan mendapat reward.
  • Terkait dengan mekanisme skoring KPI, itu adalah sebuah proses penyepakatan dengan mempertimbangkan konsekuensi-konsekuensi sesuai dengan kondisi perusahaan dan tim yang ada.

Catatan lain yang perlu diperhatikan terkait dengan penerapan KPI di dalam bisnis & organisasi

  • Dalam penerapan sistem KPI, komunikasi menjadi kunci utama. Pastikan saat perusahaan akan menerapkan ini, core team (tim inti manajemen) diajak turut berbicara dan diminta memberikan masukan. Pastikan pesan yang tersampaikan kepada karyawan adalah ini tidak semata untuk perusahaan, namun justru ini untuk mereka. Perusahaan semakin berkembang, karyawan semakin sejahtera.
  • Saat menerapkan KPI, pastikan juga ada mekanisme “change management” yang matang & solid. Dimana ada flow sosialisasi & komunikasi yang cukup jelas sampai ke level akar rumput.
  • Jangan menjadi terlalu ambisius, mulailah dulu dari sebuah section/functional atau bahkan sebuah jabatan. Hal ini agar tidak menimbulkan suatu “keterkejutan”. Gunakan ini sebagai try-out & cek dulu dari sini apakah ada yg perlu di improve untuk pada akhirnya diterapkan di seluruh perusahaan.
  • Segala perubahan butuh waktu (mungkin tahunan) & maklumilah jika akan menimbulkan ketidak nyamanan bagi sebagian orang. Tunjukkan kepedulian & jadilah pendengar & menerima masukan.

Pada saat implementasi KPI bergandengan dengan mekanisme reward (khususnya). Budgeting akan menjadi kunci-nya dengan memperhatikan kinerja dari perusahaan, perkembangan dari perusahaan & tentu nya kemampuan dari si perusahaan ke depan nya.

Untuk pertanyaan seputar artikel di atas atau jika anda ingin berbicara dengan seorang coach untuk mereview KPI di dalam organisasi anda hubungi :
Coach Bram Djaafara
bram@actioncoachsouthjakarta.com
SMS atau WA : 0813 870 390 48

 

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
previous article
3 Cara Jitu Membuat Pelanggan Kembali Lagi! (Artikel Bisnis)
next article
Tips Mereview Rencana Kerja